Au cours des dernières années, on a assisté à une évolution spectaculaire des documents et des enregistrements physiques vers leurs équivalents électroniques. C'est ce qu'on appelle souvent la "dématérialisation".
Les raisons de ce changement sont nombreuses et variées, mais l'un des principaux moteurs est la facilité et l'efficacité croissantes avec lesquelles les informations électroniques peuvent être stockées, consultées et récupérées. Dans ce billet de blog, nous allons explorer, comment gérer ses documents administratifs en ligne ?
Gestion efficace de vos documents
Pour une gestion efficace de vos documents administratifs, il y a plusieurs solutions qui s’offrent à vous. Jadis, on rangeait nos papiers administratifs dans des classeurs pour nous retrouver avec un bureau sous forme d’archive, Contrairement à aujourd’hui, nous classons nos documents électroniquement.
La gestion documentaire administrative consiste à quoi ?
Classer : Inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
Partager : Invitez un utilisateur sur le dossier de votre choix et définissez, en quelques clics, ses droits d’accès au dossier. Il pourra, par exemple, lire les documents compris dans ce dossier, en ajouter de nouveaux, les modifier, les supprimer ou encore inviter d’autres utilisateurs à travailler avec lui sur le projet.
Collaborer : Faire intervenir et impliquer certains de vos utilisateurs à y accéder facilement.
Informer : Toutes les personnes seront informées des mises à jour des documents et parfois de ce qu'elles doivent faire dans le processus documentaire dans lequel elles sont impliquées.
Sécuriser : Pour sécuriser nos documents, il nous faut tout simplement un espace sécurisé qui vous est dédié dans lequel vous définissez des droits aux utilisateurs.
L’efficacité d’un classement d’archive passe tout d’abord par la mise en œuvre d’une bonne gestion d’archive qui permet à l’entreprise de connaître ses obligations légales d’archivage, d’instaurer une bonne conservation et la mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.